Tesseramento Automatico
From ImoLUGPedia
Manuale Operativo
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Perchè una Procedura Automatica
Dopo due anni di lavoro in direzione e soprattutto dopo la fantastica risposta di adesioni da parte di tutti i soci che ci hanno scelto, ci siamo resi conto che la procedura che avevamo scelto per l'affiliazione era un po' troppo macchinosa per le dimensioni di adesione popolare che stiamo riscuotendo.
Incontrarsi per firmare un modulo o per pagare una quota o per consegnare le bellissime tessere/cd, richiede uno sforzo logistico che non sempre è possibile fare visto che i nostri tesserati sono tutti localizzati nella Romagna, ma magari lavorano in Svizzera in Irlanda o anche solo a Milano...
Siamo una associazione di Informatica Libera e quindi quale migliore occasione per verificare se l'informatica possa veramente aiutarci nella quotidianità dei nostri bisogni! Una procedura automatica che minimizzi la necessità dell'incontro umano per l'assolvere alle pratiche di iscrizione e rinnovo.
Lasciando più tempo libero per coltivare la vita associativa.
Quanto prodotto costituisce non solo un tentativo di assolvere alle necessarire pratiche burocratiche ma anche una sfida intellettuale per verificare la possibilità di costruire con prodotti OpenSource un vero motore di WorkFlow come ce ne sono tanti sul mercato... tutti rigorosamente NON OpenSource.
Con questa soluzione speriamo di dare una ulteriore spinta al tesseramento in maniera da raggiungere un numero di tesserati ancora maggiore per essere ancora più incisivi e decisivi sul tessuto produttivo locale.
Tesseramento di un Nuovo Socio
Per riportare questa pratica in modalità elettronica abbiamo stabilito che prima il candidato si registri sul sito www.imolug.org in qualità di frequentatore.
Devo prima registrarmi sul Sito?
Sì, devi prima registrarti sul portale http://www.imolug.org per poterti affiliare all'associazione!
In questo modo le tue credenziali di accesso vengono registrate tecnicamente nell'LDAP dell'associazione.
Per registrarsi sul sito basta una tua casella di posta valida e un identificativo (nickname). Una volta effettuata
la registrazione sei invitato a loggarti sul nostro portale.
A questo punto il sistema ti riconoscerà (come mostrato nel diagramma decisionale a lato) e capirà se sei tesserabile o se sei in scadenza del tuo precedente tesseramento. Tra le altre voci del menu ti proporrà anche di affiliarti all'associazione o di rinnovarla.
Ovvio! Puoi sempre ed in qualunque momento richiedere via email a direttivo AT imolug.org di essere derubricato dall'elenco.
Il tesseramento inizia con un una pagina pubblicata sul portale in cui abbiamo cercato di informarti dei passi che compongono le due procedure, sia quella del rinnovo che quella della nuova iscrizione. La sequenza grafica in rosso rappresenta le 4 fasi di un nuovo tesseramento. La sequenza grafica in viola rappresenta le 4 fasi di un rinnovo. Ogni elemento contiene i passi principali che il sistema eseguirà per portare a termine l'operazione.
Sempre in questa pagina abbiamo previsto per te la possibilità di verificare lo stato della pratica che hai richiesto.
Se il sistema riconosce che hai una pratica in corso ti presenta gli elementi decisionali che si sono verificati come la ricezione di fax
o la verifica dei pagamenti e così via.
Il tutto per poterti dare un senso di consapevolezza ed una sicurezza di scelta.
Ma torniamo a noi: tu ti volevi tesserare, no? Quindi in fondo alla pagina trovi un pulsante per attivare la pratica!
Ora richiedo l'affiliazione
Bene: ora sei entrato in una sezione del sito fuori dal portale (protetta da SSL ovviamente), visto che ti verrà richiesto di compliare una form con tuoi dati personali come riportato nell'immagine a fianco. L'attivazione della pagina SSL viene scatenata solo se la richiesta proviene dalle pagine del portale per motivi di sicurezza.
Perché tanti dati? Che fine fanno?
Non sono così tanti e sopratutto sono quelli che ci servono per identificarti ai fini statutari e per contattarti via posta o via mail o via cellulare. La novità rispetto alla modalità precedente di registrazione è bene rappresentata dalla necessità per noi di avere il tuo numero di cellulare.
La nostra tessera non è solo un atto formale, ma è di fatto anche un certificato x509 rilasciato da ImoLUG per identificarti univocamente e lasciarti accedere ai documenti statutari e partecipare attivamente alla vita dell'associazione. Il certificato ricopre quindi per noi un ruolo importante che non deve esere trafugato e che deve essere protetto da password di sblocco. In questo scenario delicato abbiamo pensato di utilizzare due canali diversi di comunicazione per consegnarti il certificato e le password in maniera distinta e disgiunta. Il certificato ti verrà inoltrato via mail. Le password ti verranno spedite via sms sul cellulare.
Questi dati andranno a completare le informazioni del profilo inizialmente compilato all'atto dell'iscrizione al sito.
Ok! Hai compilato tutti i campi e hai confermato la richiesta: il sistema ti riporta il numero della pratica inserita che potrai usare come riferimento all'interno del dettaglio di pagamento della quota associativa per esempio.
Ora che ho completato la richiesta di affiliazione cosa devo fare?
Aspetta 24ore!
Il motore di workflow che abbiamo realizzato andrà, in questa fase, ad elaborare la tua richiesta. In realtà tu potresti essere un aspirante nuovo affiliato o un vecchio tesserato che sta affrontando la fase di migrazione dalla vecchia modalità di tesseramento a questa nuova. Nel secondo caso il motore di workflow andrà a stimare e recuperare i giorni ancora attivi della precedente tessera e li aggiungerà ai 365 del nuovo anno associativo. Nel primo caso andrà a compilare un documento in formato pdf con tutti i dati che ti riguardano e con il dettaglio del tipo di affiliazione da te richiesta. Se sei minorenne il sistema di generazione del pdf aggiungerà una sezione per la firma del tuo tutore.
Il documento pdf ti verrà spedito in allegato ad una mail in cui ti verranno inoltre spiegati gli estremi per il pagamento e le modalità di restituzione del modulo opportunamente compilato.
Alcune note sulle firme richieste: le prime 3 firme sono le solite firme relative alla legge sulla privacy, la quarta è inerente ad un progetto ImoLUG di creare una sorta di albo dei nostri affiliati con i relativi CV da poter incrociare con eventuali posizioni aperte sul mercato del lavoro. Il progetto non è ancora attivo: aspettiamo il tuo contributo!
Dopo aver pagato e dopo aver eventualmente restituito il modulo compilato devi di nuovo aspettare che il segretario sblocchi la tua pratica. Tu potrai tenere sotto controllo la pratica come descritto nelle sezioni sopra. A fianco riportiamo un esempio dello stato della prarica che abbiamo appena generato: in questo caso il segretario ha verificato l'arrivo del fax, del pagamento ed infine ha dato l'assenso a procedere.
Il segretario ha dato l'assenso: ora che succede?
Ora ti verrà spedito il certificato via mail e le due password via SMS! Ti ricordiamo le funzioni delle due password: la prima serve per installare il pacchetto pfx (formato PKCS12); la seconda per utilizzare la chiave privata assicurata al tuo certificato. Per un manuale sull'utilizzo del certificato leggi qui.
Rinnovo di un Vecchio Socio
La pagina è sempre la stessa descritta nel tesseramento di un nuovo affiliato, solamente il bottone richiamerà un altro pannello.
Sempre in questa pagina abbiamo previsto per te la possibilità di verificare lo stato della pratica richiesta. Se il sistema riconosce una pratica in corso a te associata, presenterà gli elementi decisionali che si sono verificati come la verifica dei pagamenti e così via.
Il tutto per poterti dare un senso di consapevolezza ed una sicurezza di scelta.
Ma torniamo a noi: tu volevi rinnovare il tesseramento, giusto? Quindi in fondo alla pagina trovi un pulsante per attivare la pratica!
Ora richiedo il rinnovo
Bene: ora sei entrato in una sezione del sito esterna al portale (protetta da SSL ovviamente), visto che ti verrà richiesto di compliare una form con tuoi dati personali come riportato nell'immagine a fianco. Tutti i campi saranno popolati con i dati che hai inserito l'anno precedente. L'attivazione della pagina SSL viene scatenata solo se la richiesta proviene dalle pagine del portale per motivi di sicurezza.
Ok! Hai compilato tutti i campi e hai confermato la richiesta: il sistema ti riporta il numero della pratica inserita che potrai usare come riferimento all'interno del dettaglio di pagamento della quota associativa.
Ora che ho fatto la richiesta di rinovo, cosa devo fare?
Aspetta 24ore!
Il motore di workflow che abbiamo realizzato andrà, in questa fase, ad elaborare la tua richiesta.
Dopo aver pagato devi nuovamente attendere che il segretario sblocchi la tua pratica. Tu potrai tenere sotto controllo la pratica come descritto nelle sezioni sopra. A fianco riportiamo un esempio dello stato della pratica che abbiamo appena generato: in questo caso il segretario ha verificato il pagamento ed ha pure dato l'assenso a procedere.
Il segretario ha dato l'assenso: ora che succede?
Ora ti verrà spedito il certificato via mail e le due password via SMS! Ti ricordiamo le funzioni delle due password: la prima serve per installare il pacchetto pfx (formato PKCS12); la seconda per utilizzare la chiave privata assicurata al tuo certificato. Per un manuale sull'utilizzo del certificato leggi qui.
Come vengo avvisato delle scadenze?
A questo pensiamo noi!
Il motore di workflow tiene costantemente sotto controllo lo stato dei tesseramenti. A distanza di un mese dalla scadenza, sarai informato da una prima mail; una seconda segnalazione sarà inviata qualche giorno prima alla deadline, come ultimo remind.
Già a partire dalla prima segnalazione, sul portale http://www.imolug.org avrai la possibilità di rinnovare il tesseramento: ovviamente i giorni che mancano alla scadenza non andranno persi ma aggiunti ai 365 giorni ordinari del rinnovo.
Cosa fare se ho perso il mio certificato?
Contatta immediatamente segretario AT imolug.org: provvederà ad inviarti un nuovo file .pfx (pacchetto PKCS12) via posta e le nuove password di sblocco via SMS.
Ovviamente, è anche punto di riferimento per altre tematiche sempre legate al tuo certificato (quindi smarrimento o furto della chiave privata, della passphrase, etc).
Modalità di Pagamento
Al momento sono disponibili 3 diverse modalità di pagamento:
- A mano:
Prendere appuntamento con il segretario via mail ( segretario AT imolug.org ) e consegnare direttamente a lui l'importo
- Tramite bonifico bancario intestato a:
Associazione Culturale Imola & Faenza Linux User Group Via Linaro, 19 40026 Imola (BO) ITALIA ABI: 03273 CAB: 21000 CC: 000510100365 IBAN: IT 89 F 03273 21000 000510100365 Credito di Romagna SPA
indicando come causale Saldo pratica IFLxxx.
Se ti è possibile, invia una copia dell'operazione via FAX al nr. 0542061158
- Tramite PayPal:
Una volta completato e confermato il form di registrazione, il sistema ti ha mandato una mail di notifica contenente un url del tipo: https://www.paypal.com/cart/add=1&business=segretario%40imolug.org... Cliccando su tale link è possibile procedere con il pagamento via Paypal
